Come comportarsi nel mondo virtuale

Il passaggio al mondo virtuale - 3a parte

Che sia nel mondo reale o virtuale, la comunicazione e il codice comportamentale da seguire quando si intrattiene un dialogo restano, fondamentalmente, uguali. Tuttavia, nella comunicazione virtuale, bisogna prima destreggiarsi con l’utilizzo dei dispositivi tecnici e poi rimodellare un po’ le proprie amate abitudini. Ecco perché qualsiasi tipo di comunicazione digitale va programmata con il dovuto anticipo, i partecipanti devono potersi preparare, padroneggiare il sistema utilizzato e formulare i propri obiettivi.

Affinché la comunicazione virtuale funzioni, occorre rispettare alcune regole d’oro: un’attenzione particolare va rivolta alle risorse necessarie, siano esse di natura tecnica oppure no. Inoltre, c’è un codice comportamentale a cui attenersi. Troverete qui di seguito un elenco di suggerimenti e qualche link che potranno tornarvi utili se partecipate a una riunione virtuale, tanto in veste di partecipanti che di moderatori.

In veste di partecipanti

1. Le regole della buona educazione valgono ovviamente anche nel mondo virtuale: va da sé che i partecipanti devono presentarsi puntuali «online», preparare i punti da discutere, parlare in modo chiaro ed essere concisi.
2. A seconda del tipo di riunione, il partecipante è libero di decidere se vuole accendere o no la propria webcam. L’utilizzo della videocamera di solito è consigliato, poiché facilita la comunicazione rendendo possibile l’integrazione di elementi visivi. La scelta comunque è del tutto individuale, si può anche decidere di accenderla e poi spegnerla in seguito se necessario.
3. A seconda di come sia più comodo per voi, potete utilizzare sia la webcam già integrata nel portatile oppure una webcam aggiuntiva, da collocare sul PC. Non dimenticate di controllare le impostazioni. Una cosa importante a cui prestare particolare attenzione è la cosiddetta modalità specchio, se è attivata, scritte e documenti appaiono capovolti e dunque illeggibili da parte degli altri partecipanti.
4. Se la webcam è accesa ogni partecipante deve essere consapevole di essere visibile «in pubblico». Anche se sullo schermo potete vedere tanti quadratini con l’immagine di tutti gli altri partecipanti, non dimenticate che tra quei quadratini ci siete anche voi. Insomma, è un po’ come se ogni partecipante fosse sotto una grande lente. Guardare in un’altra direzione, giocherellare con la sedia, sbrigare altre attività o maneggiare la webcam, sono tutte operazioni che non passano di certo inosservate. Anche se vedete la vostra immagine rimpicciolita, non dimenticate di essere sotto gli occhi di tutti.
5. Familiarizzate con le funzioni del programma prima della riunione: magari ci sono situazioni in cui preferite spegnere la telecamera o il microfono (ad esempio se dovete starnutire o tossire). 6 Uno strumento pratico è la chat: senza dover interrompere il relatore, gli altri partecipanti possono dare indicazioni o aggiungere informazioni. In questo modo si garantisce maggiore fluidità alla riunione.

In veste di moderatori

1. Spetta al moderatore condurre la riunione online in modo chiaro, strutturato e con obiettivi ben definiti. Per questo è importante preparare con cura lo svolgimento della seduta.
2. In veste di moderatori dovete informare i partecipanti in merito ai contenuti della riunione prima che questa abbia inizio, stilare un ordine del giorno, allestire l’elenco dei partecipanti e interpellarli a priori, chiedendo loro di inoltrarvi altri punti da discutere in sede di riunione, se necessario allegando anche la relativa documentazione, in modo che possiate integrare il materiale nella piattaforma.
3. Non dimenticate che, in veste di moderatori, siete voi gli esperti; dovete dunque conoscere bene la piattaforma di comunicazione che state usando e, se necessario, essere in grado di offrire supporto ai partecipanti per tutte le questioni tecniche. Se il numero di utenti è elevato, è consigliabile nominare un assistente che vi aiuti. Ad esempio, può essere utile utilizzare una whiteboard, dove annotare alcuni punti importanti, da usare come traccia per lo svolgimento della seduta.
4. È il moderatore a decidere se far fare un giro di presentazioni all’inizio dell’incontro.
5. Il moderatore deve interrompere subito le discussioni dispersive che spesso nascono quando si è riuniti ad una tavola rotonda. Non portano a nulla e rubano ancora più tempo che nel mondo reale.
6. Un’immagine ben fatta vale più di mille parole: fate in modo che i partecipanti possano visualizzare i vostri obiettivi. Di regola, i programmi offrono già diverse di queste funzioni, ma spesso non si sa bene che uso farne.
7. In caso di conferenze telefoniche il moderatore può attivare una whiteboard, usufruendo ad esempio della piattaforma online whiteboardfox.com. In tal caso, i partecipanti dovranno prima ricevere il link per accedervi, così come disporre di nome utente e password. La conferenza va tuttavia organizzata in modo che la visualizzazione della whiteboard non risulti indispensabile (ci sono infatti alcuni sistemi operativi che non ammettono l’azionamento parallelo di due applicazioni).
8. Riflettete in che modo desiderate condurre la discussione. A partire da circa 4 partecipanti è consigliabile che siate voi a dare la parola, ciò considerato il fatto che può verificarsi un certo ritardo nella comunicazione audio. Taluni programmi offrono anche una funzione di notifica. Il moderatore può attivare e disattivare il microfono dei partecipanti, onde evitare che chi sta parlando venga interrotto da un altro utente.
9. Nel caso in cui la videoconferenza venisse registrata, va evidentemente chiesto prima il consenso di tutti i partecipanti. Chi partecipa può decidere autonomamente se attivare o disattivare la propria webcam.

E, per finire, ecco qui di seguito alcuni suggerimenti tecnici di cui tenere conto in questo particolare periodo, in cui, tra telelavoro e reclusione in casa, la rete e le infrastrutture informatiche sono messe fortemente sotto pressione.

Sul piano tecnico

1. Sfruttate i momenti di pausa per spegnere e far ripartire il computer (non basta soltanto spegnerlo). Con il tempo infatti la memoria di lavoro tende a saturarsi. Riavviando il computer, la memoria si riassetta, garantendo una maggiore prestazione.
2. Anche il router è più sollecitato del solito. Prima di spegnerlo e farlo ripartire è importante informare tutti gli utenti, affinché possano salvare il lavoro in corso e passare alla modalità offline.
3. In caso di congestioni di rete, ci vogliono in famiglia regole chiare: bisogna stabilire chi, e in quale momento, deve potere usufruire di un buon collegamento alla rete. Durante una videoconferenza è pertanto consigliabile rinunciare ad altre applicazioni che richiedono un utilizzo intensivo di dati (ad esempio il videostreaming).
4. Le unità periferiche, come cuffie, pad o altro, vanno ricaricate regolarmente, al meglio se durante le ore notturne.
5. Spesso i servizi di comunicazione richiedono molte risorse del PC (memoria di lavoro, tempo di esecuzione, traffico dati ecc.). Su Windows potete visualizzare tali attività con la funzione «Task Manager». Le applicazioni che consumano troppe risorse possono essere interrotte. Per visualizzare la «Gestione attività» basta selezionare la combinazione di tasti "CTRL"-"ALT"-"DEL". Alla voce «Dettagli» nel registro «Processi» si può visualizzare la memoria per ogni applicazione in uso e suddividere l’elenco in ordine decrescente, in base all’intensità.

Link
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Urs Wiederkehr, Dr. sc. techn., ing. civ. dipl. PFZ/SIA, responsabile Processi digitali