Restare in contatto con il mondo

Il passaggio al mondo virtuale - 2a parte

Molte imprese utilizzano la telefonia via Internet, la cosiddetta telefonia VoIP (voice over IP), ovvero «voce tramite protocollo Internet». Ecco perché su numerosi computer e smartphone aziendali sono installati appositi programmi che offrono un ventaglio di pratiche funzioni aggiuntive. Spesso però non si sa bene come usarle… Perché allora non mettere a frutto questo momento di tele(famiglia)lavoro per scoprirle un po’ più da vicino?

Le diverse funzioni sono disponibili tramite l’interfaccia utente o il sito web del produttore. Ci sono poi altri servizi e applicazioni pensati su misura per agevolare la comunicazione tra due o più persone, per permettere di intrattenere colloqui a distanza e organizzare riunioni in remoto.

Tali servizi offrono, in linea generale, le seguenti funzioni di base:

comunicazione audio con o senza videochiamata (con possibilità di attivare o disattivare la webcam);
una whiteboard interattiva che permette di lavorare a più mani su un foglio virtuale;
la possibilità di condividere, integralmente o in parte, varie finestre (ad es. di un altro programma) con tutti i partecipanti;
distribuzione ai partecipanti di documenti elettronici accessibili localmente;
funzione chat;
possibilità di videoregistrazione (necessario chiedere prima il consenso di tutti i partecipanti);
possibilità di invitare altri partecipanti;
modalità studiate appositamente per le presentazioni, ad es. possibilità di annunciare un intervento in modo da rendere fluido il decorso della riunione. A partire da tre partecipanti si consiglia di designare un moderatore affinché la discussione possa essere strutturata meglio.

Questo elenco non ha alcuna pretesa di essere esaustivo. Le funzioni disponibili sono infatti molte di più, sia nell’equipaggiamento di base sia nella versione ampliata.

Prodotti gratuiti per il telelavoro
Vista la situazione straordinaria in cui ci troviamo, sono diversi gli offerenti di piattaforme cooperative che propongono i propri prodotti gratuitamente. Tra questi si annoverano ad esempio:

Ci sono poi anche altri strumenti, come Google Hangouts oppure Skype, tutte applicazioni che però di regola sono per lo più utilizzate in ambito privato.

È interessante anche l’offerta di zoom.us, con cui è possibile organizzare gratuitamente video riunioni di al massimo 40 minuti (con un pubblico fino a 100 partecipanti). Con 15 dollari al mese, la durata può essere estesa oltre. Una volta scelta la piattaforma di comunicazione che desiderate utilizzare, pensate bene alle funzioni specifiche di cui avete bisogno: è consigliabile infatti non mescolare piattaforme diverse, bensì optare per un solo prodotto che si riveli esaustivo. In generale, comunque, le funzioni offerte sono più che sufficienti. Insomma, quel che più conta è avere il coraggio di fare il primo passo: vale a dire scegliere una piattaforma e cominciare ad usarla!

Whiteboard gratuite
Un’opzione interessante da utilizzare come ausilio complementare nel corso di una conferenza via web è data dalle cosiddette whiteboard virtuali. Sono strumenti utili per trovare insieme nuove idee su un unico supporto visivo e per commentarle per iscritto. L’applicazione web WhiteBoardFox è intuitiva, facile da utilizzare e funziona senza bisogno di registrazioni. Dato che non esiste una versione a pagamento, non si rischia di essere sommersi dai soliti avvisi che spingono a effettuare un upgrade.

Link ai prodotti e alle piattaforme presentate

Nella 3a parte vi parleremo del codice di comportamento da rispettare nel mondo virtuale.

Urs Wiederkehr, Dr. sc. techn., ing. civ. dipl. PFZ/SIA, incaricato Processi digitali

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