06.04.2020 | sia online | Urs Wiederkehr

Il telelavoro: tra insidie e opportunità

Il passaggio al mondo virtuale - 1a parte

Di questi tempi il telelavoro si impone. Il passaggio a questo nuovo modus operandi, si è fatto praticamente dall’oggi al domani, stravolgendo quotidianità e ritmi individuali. Ecco improvvisamente la casa trasformarsi in ufficio, le distanze accorciarsi e gli spazi diminuire. E qui il grande quesito: mentre, tra le mura domestiche, gli altri membri della famiglia rivendicano i propri diritti, fatti di spazi e dimensioni individuali, come riuscire a trovare la giusta concentrazione per portare avanti il proprio lavoro?

Spesso, nelle direttive sul telelavoro, si legge che sarebbe opportuno creare a casa condizioni simili a quelle dell’ufficio. Nella situazione straordinaria che ci troviamo a vivere attualmente non ci è chiesto però soltanto di lavorare da casa, bensì di riuscire a conciliare al meglio il telelavoro con la famiglia, tutto ciò in uno spazio ristretto, in cui le esigenze e i bisogni di ciascuno si incrociano e si sovrappongono. In famiglia tutti sanno che ora le regole del gioco sono diverse, ma i nuovi schemi comportamentali non funzionano subito, vanno prima rodati. Ognuno deve fare del suo meglio per gestire la situazione, e in più lo deve fare con assoluto pragmatismo, accettando la realtà del momento. Per ora il consiglio è insomma quello di vivere giorno per giorno cercando, ciascuno a modo suo, di mettere in atto quei piccoli miglioramenti che rendono il più serena possibile questa situazione.

Quando sì, e quando no Per molte imprese, e non solo per quelle attive nel settore della progettazione, si pone innanzitutto una domanda: quali sono i lavori che si prestano per essere svolti da casa, e quali invece no? Anche i mass media elargiscono attualmente suggerimenti su come telelavorare al meglio. Eppure, non tutte le attività si prestano bene per essere svolte in questa modalità. Le ragioni sono diverse, tra le principali vi è il fatto che a casa non si dispone della stessa infrastruttura che si ha in ufficio, ma anche che alcune professioni richiedono di essere fisicamente presenti in un dato luogo. Poi c’è anche l’aspetto della sicurezza. Ma è chiaro che in questo caso esplicito la sicurezza sanitaria dei collaboratori ha assoluta priorità sulla sicurezza aziendale. Insomma non esistono ricette uguali per tutti. Quel che è certo è che in molti luoghi è stato decretato il fermo totale delle attività, e ora la politica è chiamata a mettere in atto tutti i provvedimenti necessari per superare la crisi dell’economia.

ABC per i collaboratori La vita continua, e i dipendenti devono cercare, per quanto possibile, di ritrovare una parvenza di normalità nel proprio lavoro. Con il telelavoro, vien meno il tragitto per recarsi in ufficio, per contro vi è tutta una serie di provvedimenti a cui pensare: bisogna installare una postazione di lavoro adeguata e pianificare bene la giornata, un aspetto questo per nulla scontato. Pianificare la giornata significa fissare orari fissi in cui si comincia e in cui si finisce di lavorare, ma anche decidere quando inserire dei meritati momenti di pausa. I contatti intrattenuti con gli altri membri della famiglia non vanno trascurati, così come non vanno trascurati i rapporti con i superiori, i colleghi ecc. Ecco perché è bene definire regole precise: quando il collaboratore deve essere raggiungibile e quando no? E per quali esigenze? All’interno della famiglia vanno stabiliti tempi e ruoli, in modo da aiutarsi reciprocamente. È bene decidere chi si occupa dei bambini e in quale momento della giornata. Se possibile bisogna appoggiare le iniziative solidali organizzate nel proprio quartiere e se necessario usufruirne.

ABC per datori di lavoro e superiori Per i datori di lavoro la sfida consiste soprattutto nel saper guidare i collaboratori, sostenendoli attraverso il dialogo affinché possano riuscire a svolgere le proprie mansioni al meglio e garantire piena operatività. Si tratta dunque di mettere a disposizione hotline, assicurare un servizio di manutenzione e un supporto in remoto in caso di domande, problemi informatici o che riguardano i sistemi di comunicazione. I superiori devono saper garantire una gestione del personale adatta all’attuale situazione. Dato che il dialogo in ufficio non può più essere possibile, la comunicazione va garantita attraverso brevi incontri regolari sul web o teleconferenze, con un ordine del giorno standard. In questi momenti di contatto si definiscono gli obiettivi, si discutono i risultati ottenuti e si decide il procedere successivo. Per i collaboratori che vivono da soli e che non hanno la possibilità di conversare o scambiare opinioni direttamente con la propria cerchia familiare il datore di lavoro deve trovare misure adeguate. Questa fascia di collaboratori richiede le giuste attenzioni da parte dei superiori poiché meno facilmente riesce a staccare la sfera privata da quella professionale. I quadri devono riflettere su come garantire al meglio una continuità degli affari. Una possibilità interessante è anche quella di suddividere le squadre di lavoro in piccoli team che a turno lavorano o da casa o in azienda. Occorre effettuare analisi che indentifichino quali siano le attività di cruciale importanza per l’impresa e di cui non è possibile fare a meno, anche nel caso in cui la persona incaricata dovesse assentarsi. Questo approccio rientra nel cosiddetto Business Continuity Management (BCM).

Nella 2a parte vi presenteremo alcuni utili strumenti che agevolano la collaborazione nell’ambito della comunicazione.