Savoir-vivre à distance

Passage au monde virtuel – 3e partie

Que les réunions se tiennent in situ ou à distance, une réunion reste une réunion. Toutefois, lorsqu’on communique par l’entremise de dispositifs techniques, il faut savoir composer avec leurs spécificités et adapter ses habitudes en conséquence. Les réunions virtuelles doivent être planifiées à l’avance – les participants doivent s’y préparer, connaître le système utilisé et maîtriser leurs interventions.

Pour échanger de manière fluide lorsqu’on utilise des canaux numériques, certaines règles – de nature technique notamment – doivent être respectées. Voici quelques conseils pour vous aider à maintenir la communication avec le bureau, que ce soit en tant participant-e ou modérateur-trice de réunion virtuelle.

En tant que participant-e...

1. Les règles de politesse s’appliquent également dans le monde virtuel : en ligne aussi, il faut « arriver » (se connecter...) à l’heure, se préparer correctement et ne pas empiéter sur le temps de parole des autres participants.
2. Sachant qu’il est possible de l’éteindre à tout moment et qu’elle permet d’intégrer des éléments visuels, il est conseillé d’utiliser la caméra – un choix qui toutefois vous appartient.
3. Selon vos préférences, vous pouvez utiliser soit la caméra intégrée de votre ordinateur portable ou une caméra indépendante. Attention à l’effet miroir lorsque vous paramétrez votre mode d’affichage, faute de quoi les caractères imprimés seront inversés et donc illisibles pour les autres participants.
4. Une fois la caméra allumée, vous êtes pour ainsi dire en public, ne l’oubliez pas ! De même que vous pouvez voir les autres participants de la réunion – vous apparaîtrez également dans l’une des fenêtres sur leur écran, qui plus est avec un effet grossissant. Ainsi, si vous détournez le regard, effectuez des rotations sur votre chaise, ajustez la caméra ou vaquez à d’autres occupations, cela ne passera pas inaperçu, même si la taille réduite de votre caméra de contrôle peut vous porter à le croire.
5. Familiarisez-vous avec les fonctionnalités du système avant la réunion, cela vous permettra d’arrêter rapidement le son ou l’image si vous toussez ou éternuez par exemple.
6. Très répandue, la fonction chat permet aux participants d’ajouter des compléments d’information ou de faire des remarques sans interrompre la personne qui a la parole, ce qui favorise la fluidité de la réunion.

En tant que modérateur-trice...

1. Votre rôle est d’assurer que la visioconférence se déroule de manière structurée en ayant toujours les objectifs en vue – vous devez donc vous y préparer avec soin.
2. Informez les participants du programme de la réunion en amont, établissez un ordre du jour incluant une liste des participants et appelez-les à vous soumettre d’autres points si nécessaire afin que vous puissiez les intégrer à la plateforme, le cas échéant avec les contenus afférents.
3. L’expert-e, c’est vous : vous êtes la personne de référence pour toutes les questions techniques. Si le nombre de participants est élevé, n’hésitez pas à nommer un « assistant » pour vous aider. Pensez, si nécessaire, à utiliser un tableau blanc virtuel (voir 2e partie) comme aide-mémoire collectif.
4. A vous d’évaluer s’il est nécessaire que chacun se présente en début de réunion.
5. Plus chronophages et moins fructueuses qu’en mode présentiel, les conversations impromptues n’ont pas leur place lors d’une visioconférence, assurez-vous d’intervenir à temps pour les éviter.
6. Un petit dessin (bien fait) vaut mieux qu’un long discours : mettez à profit les fonctions de votre programme afin de créer des visuels. Malheureusement, ces outils sont souvent sous-exploités.
7. Vous pouvez agrémenter les conférences téléphoniques en utilisant un tableau blanc interactif, par exemple celui de la plateforme en ligne whiteboardfox.com. Pour ce faire, il vous faudra préalablement faire parvenir lien vers le tableau blanc ainsi que des identifiants aux participants. Veuillez toutefois à n’y recourir qu’à titre optionnel, en effet, certains systèmes d'exploitation n’assurent pas l’exécution en parallèle de deux applications.
8. Réfléchissez au format de la discussion : à partir d’environ quatre participants, il serait mieux que vous distribuiez les tours de parole en raison du temps de latence – pensez à utiliser la fonction d’annonce si disponible. Sinon, il vous est possible d’allumer et éteindre le micro à tour de rôle afin d’éviter que les participants ne se coupent la parole.
9. S’il est prévu que la visioconférence soit enregistrée, l’accord des participants doit être préalablement recueilli. La décision d’allumer ou non la caméra leur appartient ensuite.

Et pour finir, voici quelques astuces techniques, car télétravail et confinement sollicitent fortement les infrastructures informatiques !

Sur le plan technique

1. Mettez à profit vos pauses pour redémarrer complètement votre ordinateur (et pas seulement l’éteindre). En effet, avec le temps, la mémoire de travail de votre ordinateur se sature, un redémarrage permet de la vider pour préserver sa performance.
2. Le routeur également est davantage sollicité. Avant de le redémarrer, il faut toutefois avertir toutes les personnes utilisant l’appareil afin qu’elles sauvegardent leurs activités ou passent en mode offline.
3. En cas de congestion du réseau internet, les membres du foyer doivent établir des règles d’utilisation de la bande passante. Il est par exemple recommandé de ne pas utiliser d’applications gourmandes en données (plateformes de streaming, par exemple) lorsqu’une personne est en visioconférence.
4. N’oubliez pas de recharger régulièrement vos appareils périphériques (casques audio et pavés tactiles entre autres), de préférence durant la nuit.
5. Les applications de communication utilisent beaucoup de ressources de votre PC, au niveau de la mémoire de travail, de la transmission des données ou encore du temps de processeur. Sur Windows, vous pouvez vérifier la consommation des ressources de votre ordinateur en utilisant le raccourci "ctrl"-"alt"-"supr". Toutes les applications en cours d'exécution sont listées par ordre décroissant sous « Plus de détails » dans l’onglet « Processus ».

Liens
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Urs Wiederkehr, dr ès sc. techn., ing. civil dipl. EPF SIA, responsable Processus numériques