Verhalten in der virtuellen Welt

Die Umstellung in die virtuelle Welt – Teil 3

Ob in der realen oder in der virtuellen Welt: Das Verhalten der Menschen während Kommunikationsprozessen bleibt im Wesentlichen unverändert. Die grössten Unterschiede ergeben sich auf liebgewordene Gewohnheiten durch den Einfluss der dazwischengeschalteten Technik. Darum erfordert jede digitale Kommunikation eine strukturiertere Planung und Durchführung als in der realen Welt – sei es bei der Vorbereitung, der Kenntnis der verwendeten Technik als auch bei der Formulierung des eigenen Anliegens.

Für eine funktionierende Kommunikation über die virtuellen Kanäle müssen die dafür notwendigen Ressourcen richtig gepflegt werden – ob technischer oder anderer Art. Ausserdem gilt es Verhaltensregeln zu befolgen. Die folgenden Tipps und Links für Teilnehmende und Moderierende der helfen dabei, die persönlichen Kontakte aus dem Familien-Homeoffice aufrechtzuerhalten:

Verhalten der Teilnehmenden

1. Die Anstandsregeln gelten auch in der virtuellen Welt: Jeder ist pünktlich online, bereitet die zu behandelnden Traktanden vor, spricht deutlich und hält seine Statements kurz.
2. Je nach Art der Sitzung entscheidet jeder Teilnehmende selbst, ob er mit oder ohne Kamera arbeiten will. Es hat sich bewährt, die Kamera zu verwenden, denn eingeschaltete Kamera erlaubt es auch, wichtige Dinge visuell zu zeigen. Bei Bedarf kann sie sofort ausgeschaltet werden.
3. Je nach Präferenzen ist die eingebaute Kamera (bei Notebooks oft vorhanden) oder eine unabhängige, bewegliche Kamera zu verwenden. Es ist darauf zu achten, dass das Kamerabild nicht gespiegelt wird. Sonst kann das beim Zeigen von Dokumenten oder Gegenständen zu Verwirrung bei den anderen Teilnehmenden führen.
4. Ist die Kamera eingeschaltet, muss sich jeder Teilnehmende bewusst sein, dass er unter Beobachtung steht. Wegen der oft gekachelten Oberfläche, die als Summe aller Kamerabildern der Teilnehmenden entsteht, ist jeder Teilnehmende wie unter einem Vergrösserungsglas sichtbar. Wegschauen, Drehen auf dem Stuhl, Erledigen anderer Tätigkeiten und Greifen Richtung Kamera ist deutlich sichtbar. Da das eigene Kamerakontrollbild oft kleiner ist als das der anderen Teilnehmenden, fällt das dem Verursachenden weniger auf.
5. Es gibt Situationen, in denen der Teilnehmende die Kamera oder den Ton ausschalten möchte (beispielsweise beim Niesen oder Husten). Die technischen Möglichkeiten müssen deshalb zwingend im Vorfeld der Sitzung studiert werden.
6. Ein praktisches Instrument ist die oft vorhandene Chat-Funktion: Ohne die Rednerin oder den Redner unterbrechen zu müssen, können die Teilnehmenden weitere Hinweise und Ergänzungen geben. Die Sitzung ist so flüssiger.

Verhalten des Moderators

1. Der Moderator ist dafür verantwortlich, dass das Webmeeting klar geführt wird. Er muss die Sitzung gewissenhaft vorbereiten, damit sie zielorientiert abläuft.
2. Der Moderator informiert die Teilnehmenden im Voraus über den Ablauf, erstellt eine Traktandenliste (inklusive Verzeichnis der Teilnehmenden) und fordert die Teilnehmenden auf, vor der Sitzung weitere Punkte einzureichen, falls nötig mit den entsprechenden Materialien, damit diese in die Plattform integriert werden können.
3. Der Moderator kennt die verwendete Kommunikationsplattform ausgezeichnet und unterstützt die Teilnehmenden, wenn nötig. Diese Rolle kann bei grösseren Besprechungen auch eine Assistentin oder ein Assistent des Moderators übernehmen. Es kann beispielsweise auch hilfreich sein, wichtige Punkte auf dem Whiteboard zu notieren, damit alle den Sitzungsverlauf optimal mitverfolgen können.
4. Der Moderator legt fest, ob zu Beginn der Sitzung eine Vorstellungsrunde notwendig ist.
5. Ad-hoc-Diskussionen, die oft an Konferenztischen stattfinden, muss der Moderator sofort abbrechen. Sie sind noch zeitraubender und ergebnisloser als in der realen Welt.
6. Der Moderator sorgt dafür, dass die Anliegen visualisiert werden. Die entsprechenden Funktionen bieten die Programme in der Regel an: Die Tools müssen aber konsequent genutzt werden. Leider wird davon zu wenig Gebrauch gemacht.
7. Bei Telefonkonferenzen kann der Moderator ein Whiteboard zuschalten, beispielsweise von der Online-Plattform whiteboardfox.com. Dazu müssen die Teilnehmenden im Voraus der Link zum Whiteboard sowie Benutzername und Passwort zur Verfügung haben. Die Konferenz muss aber so geführt werden, dass der Einblick ins Whiteboard nicht zwingend ist (für Personen, die keinen zweiten Kanal geöffnet haben können).
8. Der Moderator muss sich überlegen, wie er die Besprechung führen will. Ab etwa vier Teilnehmenden kann es wegen der Sprachverzögerung ratsam sein, dass der Moderator jeweils das Wort erteilt. Gewisse Programme bieten dazu eine Melde-Funktion an. Eventuell kann der Moderator das Mikrofon des Redenden ein- und ausschalten. Damit ist immer klar, wer gerade spricht.
9. Soll das Webmeeting aufgezeichnet werden, so ist das Einverständnis aller Teilnehmenden einzuholen. Diese können dann selbst entscheiden, ob sie die Kamera ein- oder ausschalten wollen. Weil die Infrastruktur im Familien-Homeoffice stärker beansprucht

Verhalten bezüglich der Technik

Die Pausen müssen dazu genutzt werden, um die Computer vollständig neu zu starten (nicht nur herunterzufahren). Denn bei jedem Gerät füllt sich mit der Zeit der Arbeitsspeicher: Der Neustart baut den Arbeitsspeicher wieder neu auf.
Auch der Internet-Router wird mehr belastet als üblich. Bevor er neu gestartet wird, müssen alle informiert werden, die im Familien-Homeoffice tätig sind, damit parallele Anwendungen mit Netzzugriff kontrolliert genutzt werden können.
Bei Netzengpässen braucht es im Familien-Homeoffice Regeln, wer wann auf welche Internet-Leistung zugreifen darf. So ist es ratsam, während Websitzungen auf andere datenintensive Anwendungen (beispielsweise Video-Streaming) zu verzichten.
Peripheriegeräte wie Headsets, Pads und andere sind regelmässig aufzuladen, am besten über Nacht.
Kommunikationsdienste brauchen oft viele Ressourcen auf dem PC (Arbeitsspeicher, Prozessorzeit, Datenverkehr). Bei Microsoft-Windows ist das im Task-Manager ersichtlich. Ressourcenfressende Anwendungen können gestoppt werden. Aufgerufen wird der Task-Manager mit der Tastenkombination "ctrl"-"alt"-"del". Unter «mehr Details» kann im Register «Prozesse» der Ressourcenverbrauch für jede Anwendung beobachtet und nach Intensität sortiert werden.

Links

Wie schnell ist meine aktuelle Internetverbindung? Mit Tipps was bei schlechten Werten zu tun ist. https://www.swisscom.ch/de/privatkunden/abos-tarife/inone-home/internet/speed.html#T=60b5c623-78a0-4b9d-a80a-0cfb21c90f0c&TS=Pz0HDz8_Vj9_Pz8_PxA_Pz8_Pz8_ED8_P2tjdTY_Yw

Tipps für erfolgreiche Online- und Telefonkonferenzen http://www.telefonkonferenz.info/ratgeber/telefonkonferenz-regeln-tipps-erfolgreiche-telefonkonferenzen/ https://konferenzen.telekom.de/blog/artikel/7-tipps-fuer-erfolgreiche-online-konferenzen/ https://www.computerwoche.de/a/knigge-fuer-video-conferencing,2554307