Mit der Umwelt in Kontakt bleiben

Die Umstellung in die virtuelle Welt – Teil 2

Viele Unternehmen verwenden die Telefonie über das Internet-Protokoll (IP-Telefonie). Zu diesem Zweck sind auf den Arbeitsplatzcomputern und auf Smartphones entsprechende Programme mit vielen praktischen Zusatzmöglichkeiten installiert. Leider werden ihre Funktionen oft nur rudimentär genutzt. Es lohnt sich also, diese Funktionen zu erforschen – und das funktioniert gut aus dem (Familien-)Homeoffice.

Über die Benutzeroberfläche oder die Website des Herstellers kann man auf die entsprechenden Funktionen zugreifen. Daneben gibt es weitere Dienste und Anwendungen, die speziell auf die Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Personen zugeschnitten sind. So können Dialoge und Sitzungen über die Distanz abgewickelt werden.

Die Dienste haben in der Regel folgende Grundfunktionen:

• Sprachkommunikation mit oder ohne Videounterstützung (mit der Möglichkeit, die Kamera ein- oder auszuschalten)
• ein Whiteboard, das gemeinsames Arbeiten an einer Zeichnung zulässt
• die Möglichkeit Bildschirmfenster (zum Beispiel eines anderen Programms) oder Teile davon für alle Teilnehmenden sichtbar zu machen
• Verteilung von Dateien an alle Teilnehmenden, die lokal geöffnet werden können
• Chatfunktion für die Teilnehmenden
• Aufzeichnungsmöglichkeiten für Videos (unbedingt vorher Einverständnis aller Teilnehmenden einholen)
• Einladen von weiteren Teilnehmenden
• Moderator-Funktionen wie das Anmelden eines eigenen Beitrags, sodass eine geordnete Sitzung stattfinden kann. Es empfiehlt sich, die Sitzung ab drei Teilnehmenden von einem Moderatoren leiten zu lassen.

Weitere Funktionen gehören je nach Anwendung zur Basisausstattung oder zum erweiterten Umfang

Kostenlose Produkte für Homeoffice

Verschiedene Anbieter von Kooperationsplattformen bieten aufgrund der derzeit ausserordentlichen Lage ihre Produkte kostenlos an. Dazu gehören unter anderen:

• Microsoft Teams
• Cisco Webex Meetings

Auch Google Hangouts oder Skype, die in der Regel eher im privaten Umfeld genutzt werden, bieten sich an.

Interessant ist das ausserdem Angebot von zoom.us, wo bis maximal 40-minütige Veranstaltungen kostenlos sind (bis zu 100 Teilnehmenden). Für 15 Dollar pro Monat und Moderator kann die Lizenz für längere Besprechungen erweitert werden. Bei der Wahl einer solchen Kommunikationsplattform ist zu empfehlen: ein Produkt auswählen und anwenden. In den meisten Fällen reichen die angebotenen Funktionen aus. Falls zwingende Zusatzfunktionen gewünscht sind, kann dafür spezifisch eine andere, passendere Lösung gesucht werden. Wichtig ist der Mut, überhaupt eine Kommunikationsplattform zu wählen und anzuwenden.

Kostenloses Whiteboard ohne Registrierung

Eine interessante Kategorie von Kommunikationsanwendungen sind virtuelle Whiteboards. Darauf können gemeinsame Ideen entwickelt und schriftlich kommentiert werden. Die Web-Anwendung WhiteBoardFox kommt ohne Registrierung aus und ist kostenlos. Sie ist rasch verständlich, einfach zu bedienen – und weil es keine kostenpflichtige Version gibt, gibt es auch keine ständigen Hinweise auf mögliche Upgrades. Ein solches Whiteboard kann eine attraktive Ergänzung zu einer reinen Telefonkonferenz darstellen.

Links zu den vorgestellten Produkten und Plattformen:

• https://products.office.com/de-ch/microsoft-teams/group-chat-software
• https://help.webex.com/de-de/n80v1rcb/Cisco-Webex-Available-Free-in-These-Countries-COVID-19-Response
• https://hangouts.google.com/?hl=de
• https://zoom.us/
• https://whiteboardfox.com/

Weitere Informationen zum Thema:

• https://www.pcwelt.de/ratgeber/11-Videokonferenz-Tools-nicht-nur-fuer-kleine-Gruppen-8843848.html
• https://www.heise.de/thema/Videokonferenz
• https://www.heise.de/select/ct/2020/4/2000808570677020035 ("Ideenschmiede im Web Sechs Apps für virtuelle Whiteboards im Vergleich", kostenpflichtiger Link)

In Teil 3 folgt das Verhalten in der virtuellen Welt.