21.03.2020 | sia online | Urs Wiederkehr

Der Weg ins Familien-Homeoffice: Da ist man mit der Mehrheit unterwegs

Die Umstellung in die virtuelle Welt – Teil 1

Fast über Nacht ist es passiert: Alle Arbeitnehmenden sollen von zu Hause aus arbeiten. Statt wie üblich, wenn die räumliche Distanz zur Familie und die Nähe zum Arbeitgeber als normal gelten, ist die Situation plötzlich umgekehrt. Dazu kommt, dass nicht nur der im Homeoffice Arbeitende, sondern auch andere Familienmitglieder Anspruch an das Heim stellen und so den Arbeitnehmenden in seiner Konzentration stören. Wie also Abhilfe schaffen?

In Richtlinien zum Homeoffice wird oft betont, dass zu Hause ähnliche Bedingungen wie am Arbeitsplatz vorhanden sein sollten. Aber in der jetzigen ausserordentlichen Lage ist nicht nur Homeoffice gefragt, nein, sogar Familien-Homeoffice. Es treffen also unterschiedliche Ansprüche und Bedürfnisse auf einen räumlich beschränkten Platz. Alle Familienmitglieder spüren und wissen, dass sich etwas fundamental ändert. Die neuen Verhaltensweisen müssen sich zuerst einspielen. Es sind nun alle gefordert, mit der aktuellen Lage auf pragmatische Art und Weise umzugehen. Die Situation ist gegeben, daran ist nichts zu rütteln, vorläufig kann man nur von Tag zu Tag (re)agieren und für kleine individuelle Verbesserungen sorgen.

Welche Arbeiten eignen sich für Homeoffice?
Für viele Betriebe, nicht nur die der Planerbranche, stellt sich zuerst die Frage, welche Arbeiten überhaupt im Homeoffice erledigt werden können. Und welche nicht. Die Medien geben zurzeit einige Tipps, wie Homeoffice ablaufen könnte. Nur leider eignen sich nicht alle Tätigkeiten, um auf dem entstofflichten Weg erledigt zu werden. Gründe dazu gibt es verschiedene. Die wichtigsten werden sein, dass zu Hause nicht dieselbe Infrastruktur vorhanden ist und dass die Arbeit trotz allem der Anwesenheit vor Ort bedarf. Bezüglich Sicherheitsfragen steht die Sicherheit der Menschen der Sicherheit von Geschäftssachen gegenüber. Dieser Abwägung kann nicht mit generellen Tipps begegnet werden. Vielerorts herrscht absoluter Stillstand, die Politik ist nun gefordert, passende wirtschaftliche Massnahmen in die Wege zu leiten.

Was der Arbeitnehmende beachten soll:

  • Die Arbeit geht weiter. Das Verhalten soll soweit wie möglich normal sein. Statt mit Arbeitsweg findet nun die Arbeit ohne Arbeitsweg statt.
  • Es muss zu Hause ein Arbeitsplatz eingerichtet werden.
  • Gerade, wenn man daheim arbeitet, ist der Tag zu planen. Dazu gehören der Arbeitsbeginn, das Arbeitsende und Pausen.
  • Kontakte zu Familienmitgliedern, Vorgesetzten, Mitarbeitenden sind zu pflegen. Dazu müssen aber Regeln aufgestellt werden: Wann ist der Arbeitnehmende verfügbar, wann nicht und wofür?
  • Die Familienmitglieder sollen gegenseitig eine zeitliche Aufgabenteilung vornehmen. Wer schaut wann zu den Kindern usw.?
  • Wenn möglich, sollen Hilfsinitiativen im Quartier unterstützt und wenn nötig in Anspruch genommen werden.

Was Arbeitgeber und Vorgesetzte tun müssen:

  • Die Arbeitgeber müssen die Arbeitnehmenden bei der Kommunikation und bei der optimalen Bearbeitung der Aufgaben jetzt erst recht unterstützen.
  • Hotlines, Fernwartung und -unterstützung für Fragen und Probleme rund um die Informatik- und Kommunikationssysteme sind einzurichten.
  • Vorgesetzte müssen in der jetzigen Situation ihre Mitarbeitenden passend führen. Da der direkte, tägliche Austausch im Büro nicht möglich ist, geschieht das am besten über regelmässige, kurze Webmeetings oder Telefonkonferenzen, basierend auf einer Standard-Traktandenliste. Dabei werden Ziele festgelegt, Arbeitsergebnisse besprochen und überprüft sowie Tipps für das weitere Vorgehen gegeben.
  • Für alleinstehende Mitarbeitende, die sich zurzeit privat nicht direkt austauschen können, sind passende Massnahmen vom Arbeitgeber gefragt. Es bedarf in diesem Fall erhöhte Aufmerksamkeit der Vorgesetzten.
  • Geschäftsleitungen müssen sich überlegen, wie sie die Kontinuität ihres Geschäfts sicherstellen. Dafür sind Analysen vorzunehmen, die zeigen, welche Tätigkeiten für das Geschäft überlebenswichtig sind und nicht ausgesetzt werden können, auch wenn die dafür verantwortliche Person ausfallen würde. Business Continuity Management (BCM) nennt sich dieses Vorgehen. Es lassen sich auch Split-Teams bilden, die abwechslungsweise von zu Hause und vom Unternehmensstandort aus arbeiten.

Weiterführende Links und Quellen zu diesem Artikel:
Praxisbericht aus der Familie eines Fernsehredaktors: https://www.srf.ch/play/tv/kassensturz/video/homeoffice?id=08b0ea94-218e-49cc-87e2-19c8cc28787a

Das besondere Familien-Homeoffice: https://www.aargauerzeitung.ch/leben/leben/alle-sind-zu-hause-mit-diesen-tipps-klappt-das-familien-homeoffice-137166827

https://www.handelszeitung.ch/beruf/wegen-corona-im-home-office-so-klappt-es

Was es für die Geschäftsfortführung sonst noch braucht: https://www.handelszeitung.ch/beruf/warum-setzen-so-viele-banken-jetzt-auf-gesplittete-teams-anstatt-home-office-fur-alle (kostenpflichtiger Link), auch sichtbar unter: https://www.pwc.ch/de/press-room/interviews/pwc_news_20200315_MSN%20Schweiz.pdf

https://www.qz-online.de/qualitaets-management/qm-basics/recht_normen/business-continuity-management/artikel/business-continuity-management-bcm-1015010.html

Beantwortung diverser rechtlicher Fragen: https://www.aargauerzeitung.ch/aargau/kanton-aargau/mein-chef-mag-kein-homeoffice-was-soll-ich-tun-arbeitsrecht-anwalt-stephan-froehlich-beantwortet-ihre-fragen-137169520

www.sia.ch/coronavirus


In Teil 2 folgt die Vorstellung einiger Tools für die Zusammenarbeit bei der Kommunikation.